Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on INNOtyöverkko Osuuskunta henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 1.4.2018.
Viimeisin muutos 28.05.2018.

REKISTERINPITÄJÄ

INNOtyöverkko Osuuskunta / pienyrittajanmarkkinointi.fi -palvelu
Nisulankatu 78
40720 JYVÄSKYLÄ
Puh. 014 310 0199
Y-tunnus: 0970196-2

Jäljempänä INNOtyöverkko Osuuskunnasta käytetään nimeä INNOverkko.

REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

info@innoverkko.com
Kari Koskela

REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri

Projektikohtaisissa rekistereissä on asiakkaiden (yritys, yhteisö, tms.) yhteystiedot.

Laskutusrekisteri

Käytämme Procountor kirjanpito/laskutusjärjestelmää. Laskutettujen asiakkaiden yhteystiedot tallentuvat järjestelmään laskutuksen yhteydessä. Tähän rekisteriin tallentuvat myös muiden meitä laskuttaneiden (projektien alihankkijat, vuokranantaja, puhelin, ohjelmistolisenssit, tilintarkastaja jne) yhteystietoja.

Osuuskunnan jäsenrekisteri

Tässä rekisterissä on kunkin INNOverkon jäsenen ja jäsenyyttä harkitsevan tarkat yhteystiedot. Rekisteri sisältää tiedot myös jo eronneista jäsenistä ja niistä jäsenyyttä harkinneista, jotka eivät hakeneet jäsenyyttä. Tietojen tallennus ja ylläpito perustuu Osuuskuntalakiin.

OutLook (paikallinen)

Lista kunkin työntekijän sähköpostitilillä, johon OutLook tallentaa automaattisesti niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet ja mahdollisesti muuta ko. henkilön itse OutLookille kertomaa tietoa. Listalla on tiedot henkilöistä, joiden kanssa INNOverkon henkilö on ollut sähköpostikirjeenvaihdossa sisältäen koko sähköpostikeskusteluhistorian.

OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakasrekisteri

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite).
Tiedot pysyvät järjestelmässä asiakassuhteen ajan ja poistetaan tarvittaessa.

Laskutusrekisteri

Procountor kirjanpito/laskutusjärjestelmään tallentuvat laskutettujen asiakkaiden ja meitä muuten laskuttaneiden laskun käsittelyyn liittyvät yhteystiedot.
Tiedot pysyvät järjestelmässä kirjanpitoon liittyvien lakien mukaisesti.

Osuuskunnan jäsenrekisteri

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi ja osoite, yksityinen sähköpostiosoite, syntymäaika, puhelin, koulutus- ja asiantuntijanimike sekä osuuskunnan jäsenyyteen liittyviä tietoja. Rekisteri sisältää tiedot nykyisistä jäsenistä, eronneista jäsenistä ja harkinta-ajalla eronneista henkilöistä.
Tiedot osuuskunnan entisistä jäsenistä tulee olla rekisterissä vähintään, kunnes heille on palautettu osuuskunnan osuusmaksu.

OutLook (paikallinen)

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköpostiosoite ja sähköpostikeskusteluhistoria. OutLook tallentaa automaattisesti myös ko. henkilön itsensä OutLookille kertomia muitakin tietoja.
Tiedot pysyvät rekisterissä ainakin asiakas/liikesuhteen ajan.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse ja sopimuksista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Henkilö itse luovuttaa tietojaan myös www-lomakkeella.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN
SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekistereiden henkilötietoja (yritys, nimi, osoite) ei luovuteta eikä julkaista muille tahoille, ellei projektin tilaaja (esim. TE-keskus) sitä edellytä.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti
kuukauden kuluessa).

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (* kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
(* http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1